domingo, 8 de diciembre de 2013

Plantilla de factura y libro registro para traductores autónomos en Excel

Había prometido esta entrada hace ya un tiempo, pero ya sabéis cómo es la vida del traductor: cuando te viene todo el trabajo de golpe, no existe nada más. Pero no tengo este blog para hablar de mí —a pesar de que algunos me digan que puedo usarlo de promoción y para relatar mis aventuras y lo que he traducido o dejado de traducir, pero supongo que el autobombo no es lo mío y no creo que a nadie le interese—, sino de cosas útiles. Y no hay nada más útil para los traductores noveles que algo que les facilite la facturación y la contabilidad, dos palabras que causan pánico nada más oírlas. Por eso he preparado para mis lectores dos plantillas de Excel completas y de muy fácil uso, que comparto con vosotros para que podáis personalizarlas y utilizarlas con vuestros clientes y para llevar vuestra contabilidad.

La primera es una plantilla de factura bilingüe, que os podéis descargar mediante este enlace de Dropbox.

Para empezar, tenéis que introducir vuestros datos personales en la parte superior izquierda. He incluido prácticamente toda la información que os van a exigir vuestros clientes, pero si consideráis que algunos no os van a hacer falta, siempre podéis eliminarlos. Además, hay un hueco en la parte superior derecha para que podáis incluir vuestro logotipo. También podéis personalizar el color del texto (o incluso el tipo de fuente) o del sombreado de las celdas para que se ajusten a vuestros colores de marca. Por último, en la parte inferior de la factura hay una sección para que introduzcáis los datos bancarios y de Paypal o Moneybookers, y que así os puedan pagar (no es tontería, a muchos se les olvida).

Cuando vayáis a preparar la factura de un trabajo realizado, lo primero que tenéis que hacer es introducir el número de factura. Este número debe ser único, es decir, no lo podréis repetir en facturas posteriores. Eso sí, nada os obliga a que la primera factura sea la número 1 y las demás vayan en un orden numérico estricto; muchos numeramos nuestras facturas por fecha: por ejemplo, la primera factura de 2014 sería 2014001, o 20140101 (la factura número 1 de enero de 2014), etc.

A continuación tenéis que poner los datos del cliente; normalmente será el cliente el que os los facilite. Si son clientes de la Unión Europea con número de operador intracomunitario, no os olvidéis de ponerlo igualmente, como haríamos con el NIF si fuera un cliente español: es muy importante para que no tengamos que cobrarles IVA. Una vez introducida la fecha de facturación, ya podemos rellenar los datos correspondientes a los trabajos realizados.

Tan solo tendremos que introducir datos en algunos campos —concepto, tarifa (por palabra o por hora) y unidades (es decir, número de palabras o número de horas)— pues el resto se rellenarán de forma automática con el tipo de IVA y la retención de IRPF actuales. En caso de que a un cliente no debamos aplicarle IVA o no nos retenga IRPF, nos bastará con introducir un cero en la celda correspondiente y el total se calculará de nuevo automáticamente. Podemos acumular varios trabajos en una misma factura y la suma correspondiente al total de todos los trabajos figurará en la fila sombreada. ¡Listo! ¿A que era muy fácil? Ahora solo hay que guardarla en formato .pdf y la podéis enviar a vuestro cliente.

La segunda plantilla es un libro registro con el que llevar la contabilidad y registrar las facturas que emitís y que recibís y que os podéis descargar aquí. Esto es imprescindible a la hora de hacer las declaraciones de la renta y del IVA, así como para presentarlo en caso de que la Agencia Tributaria desee inspeccionaros.

Cada factura que emitís o que recibís (es decir, vuestros ingresos y vuestros gastos relacionados con la actividad laboral), tenéis que registrarla en un libro de cuentas. Al igual que la factura, este calcula algunos campos de forma automática. En el caso de los ingresos, es decir, de las facturas que habéis emitido, debéis introducir el número de factura, la fecha de facturación, el nombre del cliente y su NIF, la base imponible (el subtotal de la factura, antes de sumar y restar IVA e IRPF), el porcentaje de IVA aplicado (actualmente, el 21 %, aunque también puede ser cero) y el porcentaje de retención del IRPF (que puede ser del 21 % o de cero). El resto de campos se completarán de forma automática.

En el caso de los gastos, es decir, de las facturas que recibís para justificarlos, el procedimiento es el mismo, o incluso más sencillo. Debéis introducir el número de factura que figure en esta, la fecha de facturación, el concepto (por ejemplo, la tienda en que comprasteis ese artículo), la base imponible y el porcentaje de IVA aplicado (que varía según el tipo de bien adquirido o de servicio prestado).

De este modo, a la hora de hacer las distintas declaraciones, no tendréis que volver a mirar entre vuestras facturas, pues en este libro las tendréis todas registradas. También podéis evitar tener que sumar todas las cantidades con calculadora una a una gracias a Excel: solo tenéis que seleccionar las celdas con las cantidades que deseéis sumar y en la parte inferior de la pantalla os aparece la suma de todas las celdas. ¡Si es que la informática está para facilitarnos la vida, no para complicárnosla!

25 comentarios:

  1. Muchas gracias por las plantillas y la explicación tan clara.

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  2. ¡Muchas gracias por tu trabajo y por compartirlo!

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  3. ¡Muchísimas gracias por las plantillas! Ha tenido que ser todo un trabajo, pero te lo agradecemos ;)

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    1. Qué menos que compartirlo, que cosas así son siempre mucha utilidad :-)

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  4. ¡Muy interesante y útil, Sara! Quizás en el apartado de gastos pondría el apartado Tipo para que luego sea más fácil hacer la declaración de la Renta. Con unas cuantas fórmulas creo que también se podría casi una plantilla para el modelo 130 y 303. ¡Todo es ponerse! :)

    Un saludo,

    Pablo

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    1. Tienes toda la razón, Pablo, no lo pensé, pero es una buenísima idea para facilitar la declaración de la Renta anual (porque luego es un coñazo separar los gastos). Para la próxima actualización (en cuanto cambie el IVA o el IRPF), pondré el tipo en un desplegable, a ver qué tal me queda ;-)

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    2. Este comentario ha sido eliminado por el autor.

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  5. Muy interesante la entrada. :) En mi caso, hago lo que comenta Pablo: en la hoja Excel que utilizo tengo un pequeño "aparte" en el que genero todos los datos para los modelos 130, 303 y 349. Aparte, para los gastos aplico un código según los epígrafes que aparecen en la declaración de la renta (modelo 100). Por descontado, hay que hacer un cotejo final de datos por si acaso... pero ahorra algo de trabajo. ¡Saludos!

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  6. Muchas gracias por compartir esta plantilla. Siempre viene fenomenal tener este tipo de material. Un saludo

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  7. Ante todo, muchas gracias por compartir estos documentos, que ahora me doy cuenta de lo útiles que son. Llevo tres meses aproximadamente trabajando como autónoma, no como traductora, pero el caso es el mismo. Es ahora, que tengo que hacer el primer pago trimestral a hacienda, que he inferido, porque nadie ha llegado a decírmelo, que tengo que llevar una contabilidad en un libro. O algo así, porque ya te digo que ha sido una deducción mía. Me he metido en esto de "ser autónomo" casi por obligación porque si no no me daban trabajo pero el dueño de la academia tampoco se ha molestado en explicarme cómo funciona el asunto ni en ayudarme lo más mínimo, y en hacienda más de lo mismo, así que yo, que no me entero de nada en cuanto a operaciones matemáticas, asuntos económicos y demás situaciones en las que haya números en medio, me he tenido que someter a mil preguntas sin respuesta, verme envuelta en formularios en los que tengo que hacer porcentajes, sumar ingresos, restar gastos y temer todo el tiempo cometer un error y meterme en un lío con hacienda por no saber hacer las cosas bien.
    En fin, aparte de contarte mi vida, quería preguntarte dos cosas: ¿el transporte cuenta como gasto? en caso afirmativo ¿debo guardar y registrar cada tiket de la guagua en el libro para que quede constancia o simplemente con añadir la cantidad aproximada que me gasto en guagua al mes basta? Porque ahora mismo es casi el único gasto que tengo y es un gasto importante como para que no tenga peso en mis cuentas.
    Otra duda que me acaba de surgir: ¿el pago de la seguridad social también es un gasto, verdad?
    Gracias de antemano por responder, perdona sé que esto me lo deberían responder en hacienda pero su trabajo deja mucho que desear.
    ¡Un saludo y suerte!

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    1. Hola, Leticia. Muchas gracias por tu comentario. Sí, el asunto de la fiscalidad es muy peliagudo y todos al principio hemos tenido problemas. Yo también me he comido alguna que otra declaración de esas informativas (es la leche, no son para pagar nada pero si te las saltas, te cae multa igualmente) y he acabado recurriendo a un asesor para que me lleve todos los asuntos de fiscalidad (por ejemplo, los asuntos de contratos y royalties en traducción editorial, que se escapan a mis conocimientos fiscales). En cuanto puedas permitírtelo, te aconsejo que te hagas con un buen gestor: son muy económicos y te garantizas no tener problemas ni dejarte un dineral en multas.

      En cuanto a tus preguntas. Lo del transporte me temo que no te lo vas a poder desgravar como gastos, por algo muy sencillo: cuando compras el billete de autobús (o de guagua, en tu caso :-P ) no te hacen factura, y solo te puedes desgravar como gasto aquello de lo que cuentas con factura (con tu nombre completo y NIF). Sin factura, no hay desgravación (los tickets no valen). Y en cuanto a los pagos de la Seguridad Social, sí, cuentan como gasto (y esta es la excepción de lo de la factura, porque es evidente que no dispones de factura de los pagos a la Seguridad Social, pero te los puedes desgravar igualmente). Desconozco si tienes la suerte de haber pillado el ofertón de las cuotas a 50 €, pero a los que tenemos que pagar todos los meses casi 300 € en Seguridad Social, se nota y mucho.

      Por lo que me cuentas, veo que eres uno de esos casos de «falsos autónomos», que trabajan solo para un cliente pero que son obligados a trabar como autónomos para que el empresario pueda ahorrarse pagar la Seguridad Social. Es una vergüenza que el Estado permita prácticas tan mafiosas como estas por parte de empresarios sin escrúpulos, que solo perjudican al trabajador, que se ve entre la espada y la pared. Pero bueno, ya nada me sorprende en un país en el que el trabajador se ve como una carga en vez de como un activo.

      Mucha suerte con todo, valiente, que aunque no nos ayude nadie, como has podido ver, somos nosotros los que sacamos el país adelante.

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  8. Hola.

    No soy traductor, pero imagino que me servirán igual.

    ¡Mucha gracias!

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  9. Gracias por la explicación, me ha sido muy útil! saludos

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  10. Hola!

    Quería dar las gracias igualmente. Esas plantillas me están ayudando para crear mis primeras facturas como traductora autónoma. Qué bien que hay alguien quien se preocupa y comparte recursos así.

    Además tengo muchas dudas con respecto a muchas cosas. Sólo quisiera comentar 2:

    En caso del IRPF, veo buscando por internet que en tiempos anteriores ha sido posible que sea reducida los primeros años del actividad de un autónomo. Veo porcentajes como 7%. ¿Sigue existiendo esa posibilidad? Y en tal caso.. ¿cuánto sería el día de hoy? Para poder empezar a ponerlo en las facturas, hay alguna solicitud que hay que rellenar o habría que rellenar algún apartado en el modelo de alta (que se me ha pasado probablemente). Yo presenté el modelo 036, pero tenía bastantes dudas en si y cómo rellenar las últimas páginas, y los fde Hacienda me dijeron que no hace falta nada... Me quedé con la duda, que igualmente tenía que explicarles varias veces que en vez de 037 quiero el 036 por poder trabajar de manera intracomunitaria.

    La otra cosa viene de ahí. Haciendo una factura intracomunitaria, y en el caso de que no haya que aplicar el IVA (cuando el cliente esté dado de alta en el VAT intracomunitario) ¿es obligatorio hacer alguna mencion al respecto en la factura, poniendo la Ley que es base de dicha exención?
    ¿En la factura es mejor dejar los apartados respectivos al IVA y IRPF en cero o borrarlos totalmente?

    Perdona por tantas preguntas, pero al empezar todo el tema de facturación me parece un lío y me gustaría minimizar el riesgo de equivocaciones.

    ¡Muchísimas gracias de nuevo por un blog estupendo! (Que aún no he tenido tiempo de conocer a fondo, pero me pondré a leer enseguida...) :)

    Un saludo,

    Pauliine

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    1. Hola Pauline:
      El IRPF reducido para nuevos profesionales es del 9% durante dos años, creo, si no has estado dada de alta en una actividad económica en los doce meses anteriores.
      En las facturas sin IVA creo que sí que tienes que indicar en qué ley se basa la excepción. Lo de si se pueden quitar los campos del IVA y el IRPF no lo sé, pero yo creo que queda todo más claro si los dejas a cero.
      Saludos,
      Sara

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    2. ¡Gracias Sara!

      Acabo de confirmar también con la Hacienda, que sí, tengo el derecho de aplicar el IRPF de 9% a mis facturas, y no hace falta ningún trámite a mayores de la alta (que es la primera alta como autónoma que tengo).
      Lo que sí me ha pasado, es que una empresa cliente me ha pedido que firme un comunicado declarando la fecha desde cuándo llevo dada de alta y que efectivamente tengo el derecho de aplicar el 9% de IRPF. Me imagino que eso es normal, ya que ellos también quieren asegurarse de que todo está en regla. El texto del comunicado va así:

      "En virtud de lo establecido en el artículo 95.1 del Real Decreto 439/2007, de 30 de marzo, por el que se aprueba el Reglamento del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas,
      COMUNICO

      • Que voy a facturar a su empresa por mis servicios profesionales como traductora, que están incluidos entre los que aparecen en el artículo 95.2 del Real Decreto 439/2007, de 30 de marzo, por el que se aprueba el Reglamento del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas.
      • Que en el año ................. (indicar año) inicié el ejercicio de dicha actividad profesional, por lo que el tipo de retención que deben aplicar sobre los rendimientos que me satisfagan debe ser del 9% (en lugar del 21%) durante dicho año de inicio y los dos siguientes."

      No sé, si para evitar tener que luego firmar este tipo de comunicados ayudaría si indicaría esas leyes ya dentro de la factura.. ¿Qué opináis?

      Saludos,

      Pauliine

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  11. Gracias por las plantillas del libro registro! no soy traductora pero sirven igual :-)

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  12. hola, que te parece esta utilidad para hacer las facturas http://www.modelofactura.es ??

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  13. hola, que te parece esta utilidad para hacer las facturas http://www.modelofactura.es ??

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  14. Me viene de maravilla la información que has compartido, ahora mismo estamos intentando hacer la factura online y con esta plantilla seguro que es más fácil, la probaremos

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  15. ¡Hola, Sara!

    Primero quería darte las gracias por la entrada. Es muy interesante y, personalmente, me ayuda a sentirme mucho más tranquila y confiada para empezar en este mundillo con al menos unas pocas ideas claras y ejemplos en los que basarme a la hora de hacer mi libro de facturas y las facturas para mis futuros clientes.
    Sin embargo, por alguna razón no he podido descargar las que tan amablemente nos has dejado ; ; creo que llego tarde, porque ya no están.

    Igualmente muchas gracias por la entrada y por tu blog, que es una maravilla.

    Un saludo,
    Tamy

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  16. Hola! Me ha encantado la entrada pero yo tampoco puedo descargarla. Sería posible mandármela al correo? Gracias!

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  17. Hola, me ha encantado tu publicación pues estoy empezando como traductora y todo esto de las facturas es nuevo para mi.
    Aunque no pude descargar ninguno de los dos archivos, por favor ¿podrías volverlos a subir?
    Gracias.

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